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INFORMATIVA PRIVACY UTENTI

Il Consultorio Familiare il Portale (d’ora in avanti anche “Consultorio”) desidera informarLa riguardo il trattamento dei dati personali connessi all’erogazione dei nostri servizi.
Il trattamento riguarda i dati personali dell’utente beneficiario del servizio. Nel caso di utente minorenne o privo di diritti civili, il trattamento riguarda anche i dati personali identificativi del genitore, del familiare, del tutore legale (Tutore / Curatore / Amministratore di Sostegno con rappresentanza) che sottoscrive l’adesione al servizio ed a cui si rivolge la presente informativa.
Questa informativa viene resa in accordo ai principi di trasparenza e correttezza e nel rispetto dei Suoi diritti e della persona che Lei tutela, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è il Consultorio Familiare il Portale, via Cincinelli 4, Macerata, “titolare del trattamento”, stabilito nell’Unione Europea, che può essere contattato ai seguenti recapiti: tel 0733.261473, mail [email protected]

ORIGINE DEI DATI

I dati sono acquisiti direttamente presso di Lei, conferiti in occasione:

  • dell’adesione al servizio, al momento del primo contatto e della compilazione della Scheda Anagrafica
  • dell’invio di Sue richieste e reciproche comunicazioni
  • della richiesta, instaurazione o prosecuzione di altri rapporti che richiedono l’uso o l’integrazione dei dati personali

Alcuni dati personali possono essere acquisiti da altri soggetti, tra cui:

  • Enti ed Istituzioni convenzionati per i quali il Consultorio presta servizi, quali ad esempio uffici dei distretti sanitari e servizi sociali dei Comuni di appartenenza, nei limiti e per le finalità della convenzione stipulata
  • soggetti che possono partecipare all’erogazione del sevizio, quali ad esempio professionisti, educatori, operatori esterni

CATEGORIE DI DATI PERSONALI

Il trattamento riguarda i dati personali identificativi dell’utente e, nel caso di utente minorenne o privo dei diritti civili, del genitore/i o tutore legale. I dati trattati sono anagrafici, nome cognome, indirizzo, email, telefono, email, e/o ulteriori dati eventualmente specificati nelle diverse finalità del trattamento.
L’erogazione del servizio comporta il trattamento di dati personali dell’utente qualificabili come “particolari” (o “sensibili”), ovvero quei dati che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.
In relazione alle attività di consulenza potrebbero essere trattati dati personali relativi a condanne penali e reati.
Questi dati sono di norma conferiti verbalmente all’operatore che ha preso in carico il servizio e non sono trascritti o memorizzati.

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

GESTIONE ED EROGAZIONE DEL SERVIZIO

Trattiamo i dati personali identificativi e di natura particolare dell’utente per le finalità statutarie del Consultorio e le finalità specifiche connesse alla gestione ed erogazione del servizio di consulenza ed assistenza psicologica, educativa e relazionale.
Per le predette finalità il conferimento dei dati è necessario all’erogazione del servizio e per il trattamento è richiesto il Suo esplicito consenso.

GESTIONE DEI RAPPORTI AMMINISTRATIVI E DI SEGRETERIA

Trattiamo i Suoi dati identificativi e della persona che Lei tutela (tra cui dati anagrafici, nome cognome, indirizzo, email) per le finalità relative e/o connesse alla gestione amministrativa del servizio, ovvero:

  • gestire incontri ed appuntamenti, rendicontare le attività svolte, gestire i contatti e le comunicazioni attraverso il nostro sito internet http://www.consultorioilportale.it/, che includono la raccolta, la conservazione e l’elaborazione dei dati trattati ai fini dell’evasione delle richieste, e della relativa gestione tecnica, operativa, ed amministrativa, nonché per l’invio di comunicazioni necessarie allo svolgimento dei servizi stessi
  • gestire eventuali contributi e donazioni e i dati relativi dati di pagamento e degli eventuali oneri economici accessori, dei relativi adempimenti contrattuali, legali, contabili, fiscali, amministrativi.

I dati possono inoltre essere trattati per finalità relative agli obblighi legali al quale la nostra organizzazione può essere soggetta, ovvero:

  • adempiere agli obblighi generali previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria o da ordini impartiti dalle Autorità ed altre Istituzioni competenti
  • dare seguito a richieste da parte dell’Autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, di soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge

Per le predette finalità non è richiesto il Suo consenso, poiché il trattamento è necessario per eseguire gli obblighi di legge e derivanti da un contratto o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a Sue specifiche richieste. II conferimento dei dati è necessario all’erogazione del servizio.

INTERESSE LEGITTIMO DEL CONSULTORIO

I Suoi dati personali potranno possono essere trattati, senza la necessità del Suo consenso, per finalità connesse al perseguimento dei nostri legittimi interessi, tra cui le menzionate comunicazioni necessarie allo svolgimento dei rapporti in corso, la protezione contro le frodi, la valutazione del rischio e le relative misure di sicurezza, le finalità statistiche, l’adozione di procedure di rilevazione e notificazione delle violazioni di dati personali (data breach), nonché il trattamento necessario per assicurare l’esercizio del diritto di opposizione.
Per queste finalità i dati saranno trattati secondo principi di equità, proporzionalità, necessità e minimizzazione, preferendo per quanto possibile la forma aggregata o anonima.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento avviene mediante l’utilizzo di procedure e strumenti, idonei a garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati nei modi e nei limiti necessari per perseguire le predette finalità e nel rispetto delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative adottate dalla nostra organizzazione.
I sistemi generalmente utilizzati sono:

  • raccolta e organizzazione di dati non informatizzata, tramite scheda anagrafica dell’utente
  • organizzazione in banche dati in forma aggregata e, anonima sia automatizzata che non automatizzata.

Previo Suo accordo con gli operatori a Lei assegnati potranno essere utilizzati sistemi di comunicazione telematica (es. skype, whatsapp ecc.). Tale trattamento è effettuato dall’operatore quale autonomo titolare ed avviene senza l’utilizzo di strumenti del Consultorio.

I dati di natura sensibile non sono di norma memorizzati su supporti cartacei ed informatici.
I dati che risultano eccedenti o non pertinenti alle finalità del trattamento saranno cancellati o non utilizzati salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.
La trasmissione di dati ed informazioni tramite posta elettronica, internet o altri canali digitali non può ritenersi totalmente sicura: l’Associazione non è pertanto in grado di garantire la sicurezza dei dati che vengono trasmessi tramite questi canali e nel scoraggia l’uso per l’invio di dati di carattere particolare. Pertanto, qualunque trasmissione di tale genere avviene a rischio del mittente.

DURATA DEL TRATTAMENTO

EROGAZIONE DEI SERVIZI

I dati identificativi verranno trattati per tutta la durata del rapporto di assistenza ed anche successivamente, quando necessario, per l’espletamento di obblighi di legge e per finalità amministrative, nei termini previsti dalle vigenti normative, quali ad esempio i termini prescrizionali dalla definizione del rapporto e comunque dal momento in cui i diritti che ne dipendono possono essere esercitati, gli ulteriori termini derivati da un eventuale contenzioso se questo comporta una proroga dei termini predetti.
I dati di natura sensibile non sono di norma memorizzati su supporti cartacei ed informatici. I dati anagrafici sono conservati per un periodo di 5 anni, salvo Sua richiesta di cancellazione.
I dati di natura particolare possono essere trascritti in forma anonima ed aggregata per finalità statistica o do ricerca scientifica, fatte salve particolari esigenze di conservazione a norma di legge.
In ogni caso il Consultorio, a tutela dei propri interessi ed in relazione a specifiche e legittime necessità, potrà trattare i dati personali fino al tempo permesso dalla legge.

SICUREZZA INFORMATICA

I dati informatici, tra cui i log di accesso ai servizi web e/o relativi indirizzi IP, potranno essere conservati in relazione al rischio presunto e/o rilevato e dalle conseguenze pregiudizievoli che ne derivano, ad eccezione delle misure adottate per rendere i dati anonimi o per limitarne il trattamento.
I dati saranno conservati con decorrenza dalla rilevazione dell’evento di pericolo o di violazione dei dati (data breach), per il tempo necessario a procedere alla notificazione all’Autorità della violazione dei dati rilevati e per adottare le relative misure di ripristino e messa in sicurezza.

OBBLIGO O FACOLTÀ DI CONFERIRE I DATI

I dati che Le vengono richiesti sono necessari per finalità strettamente connesse all’esecuzione delle attività di assistenza e consulenza svolte dal Consultorio, nelle varie forme previste dallo statuto. Il loro mancato conferimento comporterà l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto, nei limiti in cui tali dati sono necessari all’esecuzione dello stesso.

DESTINATARI DEI DATI

AMBITO DI CONOSCENZA INTERNO DEL CONSULTORIO

Possono venire a conoscenza dei Suoi dati e della persona che Lei tutela le seguenti categorie di soggetti, interni alla nostra organizzazione: uffici amministrativi e di segreteria interni, collaboratori, operatori e volontari. Tutti i soggetti che accedono ai Suoi dati sono opportunamente autorizzati, istruiti e vincolati ad obblighi di riservatezza nonché a segreto professionale.

COMUNICAZIONE DEI DATI ALL’ESTERNO

I Suoi dati non verranno diffusi.
I Suoi dati identificativi e di carattere particolare e della persona che Lei tutela, potranno essere comunicati a:

  • soggetti pubblici o privati che possono accedervi in forza di disposizione di legge, di regolamenti o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme, tra cui distretti sanitari ed uffici dei servizi sociali dei Comuni di appartenenza
  • a soggetti nostri consulenti, professionisti, educatori, terapisti, assistenti sociali, tirocinanti, volontari ed altre figure nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra organizzazione, previa designazione di responsabilità che impone doveri di riservatezza e sicurezza
  • a soggetti che trattano dati per finalità ausiliari al rapporto che intercorre con noi, ovvero che svolgono o forniscono specifici servizi strettamente funzionali all’esecuzione di tale rapporto (ad esempio, enti, istituzioni o organismi pubblici, ASL, ecc.)

La comunicazione dei Suoi dati personali è limitata esclusivamente ai dati necessari per il raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati.

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI AL DI FUORI DELL’UE

I dati personali non saranno trasferiti in terzi non appartenenti all’Unione Europea.

I SUOI DIRITTI

In ogni momento Lei potrà esercitare i diritti che sono riconosciuti agli interessati del trattamento, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, ovvero:

  1. chiedere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali trattati;
  2. ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali trattati, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utili per determinarlo;
  3. aggiornare o rettificare i dati personali, affinché siano sempre esatti;
  4. cancellare i dati personali quando non più necessari per le finalità del trattamento, qualora sussistano le condizioni di legge ed il trattamento non sia giustificato da altro legittimo motivo;
  5. limitare il trattamento dei dati personali, qualora ne sussistano le condizioni, tra cui l’inesattezza, l’opposizione al trattamento, il trattamento illecito.
  6. ottenere la portabilità dei dati, qualora il trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di trasmetterli ad un altro Titolare del trattamento
  7. opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto o effettuato mediante processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
  8. revocare il consenso, qualora fornito per specifiche attività di trattamento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
  9. il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di Controllo: fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, il reclamo può essere presentato all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Oppure, qualora ve ne siano le condizioni, tra cui la Sua diversa residenza o il diverso Stato membro presso cui sia avvenuta la violazione della normativa, presso le autorità di controllo stabilite in altro paese UE.

Per esercitare tali diritti può rivolgersi, con richiesta rivolta senza formalità, al Titolare del trattamento, Consultorio Familiare il Portale, i cui dati di contatto sono indicati all’inizio di questa informativa, che procederà in tal senso senza ritardo.

Qualora il Consultorio intenda avviare un trattamento dei dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa, provvederà, prima di procedervi, ad informarLa e ad ottenere, se necessario, il relativo consenso.

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